10 вещей, которые следует учитывать при выборе места проведения мероприятия

10 вещей, которые следует учитывать при выборе места проведения мероприятия

Вы впервые ищете место для проведения мероприятия?

Чтобы не столкнуться с проблемой исправления ошибок, вы должны знать, на что обращать внимание – хорошее и плохое – прежде чем начать посещать сайты.

Здесь мы расскажем о 10 вещах, которые надо учитывать при аренде помещения для мероприятия. Продолжайте читать, чтобы вас не обманули!

 

10 соображений относительно места вашего следующего мероприятия

Независимо от того, проводите ли вы большую конференцию или устраиваете вечеринку по случаю дня рождения, выбор места будет иметь большое значение для успеха мероприятия. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение, вам следует сначала проверить следующее:

 

1. Тип мероприятия

Во-первых, вам необходимо оценить требования к пространству для вашего мероприятия. Уже одно это значительно сузит выбор места проведения и даст вам представление, каким должен быть ваш бюджет.

Если вы проводите конференцию, вам нужно место с большим залом, способным вместить большое количество сидячих мест. Между тем, частные мероприятия, такие как свадьбы или дни рождения, часто требуют места с красивой открытой площадкой.

Кроме того, учитывая тип вашего мероприятия, вы можете отметить другие пункты в своем контрольном списке планирования. Сюда входит наличие на месте проведения собственного AV-оборудования, декораций, охраны и т. д.

Всегда помните, что к каждому мероприятию предъявляются уникальные требования, и место проведения следует выбирать исходя из него.

 

2. Место проведения

Местоположение решает все при выборе места проведения мероприятия. В конце концов, великолепное место бесполезно, если ваши посетители попадают в пробку или им трудно добраться до места.

Если вы проводите местное мероприятие, поищите место рядом с аэропортом, железнодорожным вокзалом, автовокзалом и основными дорогами. Так вашим гостям будет удобнее присутствовать на мероприятии.

Если возможно, вам также следует выбрать место проведения мероприятия рядом с гостиницей, особенно если оно рассчитано на несколько дней. Вам также следует предоставить карты или указания, чтобы участники могли удобно ориентироваться в местоположении вашего мероприятия.

Обратите внимание, что идеальное место для проведения мероприятия может привлечь больше посетителей. Ваша задача использовать это в своих интересах.

 

3. Вместимость площадки

Затем спросите у заведения их минимальную и максимальную вместимость. Вы должны указать количество сидячих или стоячих мест, в зависимости от типа мероприятия, которое проводите.

Кроме того, не заставляйте помещение выходить за пределы максимальной вместимости. Вы должны помнить, что они должны соблюдать правила пожарной безопасности и безопасности, чтобы предотвратить возможные штрафы. Кроме того, всегда лучше иметь запас вместимости на случай, если ваше мероприятие будет открыто для посетителей.

Если место проведения позволяет вам превысить рекомендованную вместимость, вам следует узнать, взимаются ли дополнительные сборы. И пока вы это делаете, вам также следует спросить о доступности места проведения, чтобы гарантировать, что ваши гости с особыми потребностями не будут подвергнуты риску.

4. Парковочное место

Мечта каждого организатора мероприятий – найти место с большой парковкой. Помимо размещения автомобилей гостей, продавцам будет проще привозить свои грузовики и устанавливать оборудование.

Однако отсутствие парковочного места не должно отговаривать вас от бронирования такого хорошего места. Хотя в самом заведении нет необходимого места, вы все равно можете поискать близлежащие парковки, которые можно зарезервировать для гостей.

Если вы когда-либо планируете зарезервировать парковочное место, обязательно сообщите своим гостям о его местонахождении и направлениях. Вы также можете рассмотреть возможность предоставления услуги парковщика, если позволяет бюджет мероприятия.  

5. Планировка и акустика

Если возможно, вам следует запросить планы строительства мест проведения мероприятий в тех местах, с которыми вы собираетесь связаться. Таким образом, вы сможете проверить планировку помещения, что имеет решающее значение при планировании аудиовизуальной установки мероприятия.

В целом, вам нужно иметь примерное представление о плане помещения, где можно разместить оборудование и что необходимо изменить. Это имеет решающее значение, независимо от того, большое или маленькое пространство для проведения мероприятий у вас есть.

Кроме того, планировка помещения многое расскажет вам об акустике этого места. Например, помещение с высоким потолком может выглядеть царственно, но оно также усилит эхо или реверберацию вашего звука.

Тем не менее, этот вопрос не должен быть решающим фактором при выборе места проведения вашего мероприятия. В конце концов, вы всегда можете сотрудничать с компанией по аренде аудио , чтобы точно настроить звуковую систему вашего мероприятия.

6. Удобства и услуги

Помимо парковочного места, еще один способ обеспечить удобство ваших гостей — найти место с хорошими удобствами.

Например, если у ваших посетителей проблемы с передвижением, вы можете поискать места с пандусами, доступными туалетами, пандусами и другими подобными функциями.

Кроме того, если вы планируете подавать еду своим гостям, вам следует проверить, есть ли в заведении специальная зона для еды и напитков.

Прежде всего, не забудьте проверить такие основные параметры, как количество комфортных номеров и их расположение на месте проведения. Вам также следует узнать, где находятся пожарные выходы и пункты первой помощи.

7. Ограничения по месту проведения

Для многих организаторов мероприятий ограничения места проведения часто являются решающим фактором. Например, объект может запретить сторонним компаниям по аренде освещения предоставлять оборудование в свои помещения. В этих случаях у места проведения есть эксклюзивный поставщик, которого организаторы мероприятий должны нанять, если они забронируют место.

Кроме того, вам следует помнить об ограничениях по уровню шума, особенно если предпочитаемое вами место проведения находится в оживленном районе. В большинстве случаев ограничения по шуму применяются к мероприятиям, которые будут проводиться в ночное время. Чтобы решить эту проблему, потребуется установить ограничители звука или уменьшить уровень громкости вашей звуковой системы.

Еще одно ограничение места, которое вам следует проверить, — это разрешенный вход/выход. Вы не будете удивлены дополнительными сборами, если вашим поставщикам потребуется больше времени, чтобы все установить или снести.

8. Гибкость дат

Прежде чем полностью вложиться в бронирование места, убедитесь, что у него есть свободные даты, в идеале график, который вы предпочитаете.

Один из лучших способов поиска мест для проведения своих мероприятий — выбрать 2–3 варианта дат. Оттуда вы можете узнать, открыто ли заведение в эти дни. Обратите внимание, что поиск места проведения только на одну конкретную дату может оказаться сложной задачей, особенно если вы планируете мероприятие в самый пик сезона.

Кроме того, вы, скорее всего, получите хорошую скидку, если проявите гибкость в выборе даты мероприятия, поскольку это позволит местам проведения заполнить свой календарь.

9. Безопасность

Знание того, как найти место для проведения вашего мероприятия, не прекращается после того, как вы отметите все пункты выше. Вы также должны учитывать еще одну вещь: безопасность места проведения.

В конце концов, бесполезно обладать всеми знаниями о том, как организовать мероприятие, если не сможете гарантировать безопасность своих гостей.

Для этого вам следует изучить местоположение заведения, чтобы узнать его репутацию. Не слишком ли много преступлений происходит в этом районе? Произошло ли в заведении Академическая какое-либо происшествие, которое могло бы серьезно обеспокоить ваших гостей? Вам следует ответить на эти вопросы, прежде чем принять окончательное решение.

Убедитесь, что вы рассмотрели такие базовые вопросы, как вопросы о лицензии на помещение, разрешении пожарного инспектора, разрешении на ведение бизнеса. Вам также следует посетить объект, чтобы убедиться в общей чистоте и состоянии места.

10. Арендная плата

Этот контрольный список не будет полным без учета арендной платы за помещение. Если вы планируете мероприятие с ограниченным бюджетом, стоимость может быть вашим фактором номер один при выборе места для бронирования.

Большинство мест проведения мероприятий взимают почасовую оплату, но обычно они не публикуют свои расценки. Для этого вам следует позвонить на место проведения и попросить оценить стоимость.

Говоря об оценках, мы предлагаем вам опросить как минимум 3–4 заведения, чтобы определить, какое из них лучше соответствует вашему бюджету и потребностям мероприятия. Не стесняйтесь договариваться о стоимости места проведения , чтобы сэкономить на мероприятии.

Помимо почасовой оплаты, вам также следует спросить, будет ли заведение взимать с вас плату за другую аренду, если у них есть эксклюзивные предложения от поставщиков. Например, у них могут быть партнеры по аренде светодиодов или проекторов , от которых вы можете получить хорошие предложения.

В целом, вы должны помнить, что более крупные площадки требуют больших бюджетов. Поэтому, прежде чем искать варианты, установите конкретный бюджет, чтобы можно было отсеять места, которые вы не можете себе позволить.

Получите лучшую продукцию для любого мероприятия!
Где бы вы ни проводили мероприятие, Rent For Event готова предоставить вам лучшие услуги по производству AV. Наша команда может настроить аудиовизуальную установку для любого помещения – большого или маленького. Мы полностью готовы решить серьезные проблемы на объектах, такие как плохая акустика, плохая связь или недоступные точки крепления.

Найти место, которое соответствует потребностям, достаточно сложно. Поэтому вместо того, чтобы беспокоиться о технических особенностях аудио и визуальных элементов вашего мероприятия, вы можете доверить это нашей команде экспертов.

С нами вы сможете украсить любую площадку с помощью аудио- и визуальных решений мирового класса. Кроме того, нашей AV-продукции доверяют такие известные имена, как Netflix, CBS, BET TV и TikTok. Будьте уверены: ваши мероприятия в надежных руках!10 вещей, которые следует учитывать при выборе места проведения мероприятия

Вы впервые ищете место для проведения мероприятия?

Чтобы не столкнуться с проблемой исправления ошибок, вы должны знать, на что обращать внимание – хорошее и плохое – прежде чем начать посещать сайты.

Здесь мы расскажем о 10 вещах, которые надо учитывать при аренде помещения для мероприятия. Продолжайте читать, чтобы вас не обманули!

10 соображений относительно места вашего следующего мероприятия

Независимо от того, проводите ли вы большую конференцию или устраиваете вечеринку по случаю дня рождения, выбор места будет иметь большое значение для успеха мероприятия. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение, вам следует сначала проверить следующее:

1. Тип мероприятия

Во-первых, вам необходимо оценить требования к пространству для вашего мероприятия. Уже одно это значительно сузит выбор места проведения и даст вам представление, каким должен быть ваш бюджет.

Если вы проводите конференцию, вам нужно место с большим залом, способным вместить большое количество сидячих мест. Между тем, частные мероприятия, такие как свадьбы или дни рождения, часто требуют места с красивой открытой площадкой.

Кроме того, учитывая тип вашего мероприятия, вы можете отметить другие пункты в своем контрольном списке планирования. Сюда входит наличие на месте проведения собственного AV-оборудования, декораций, охраны и т. д.

Всегда помните, что к каждому мероприятию предъявляются уникальные требования, и место проведения следует выбирать исходя из него.

2. Место проведения

Местоположение решает все при выборе места проведения мероприятия. В конце концов, великолепное место бесполезно, если ваши посетители попадают в пробку или им трудно добраться до места.

Если вы проводите местное мероприятие, поищите место рядом с аэропортом, железнодорожным вокзалом, автовокзалом и основными дорогами. Так вашим гостям будет удобнее присутствовать на мероприятии.

Если возможно, вам также следует выбрать место проведения мероприятия рядом с гостиницей, особенно если оно рассчитано на несколько дней. Вам также следует предоставить карты или указания, чтобы участники могли удобно ориентироваться в местоположении вашего мероприятия.

Обратите внимание, что идеальное место для проведения мероприятия может привлечь больше посетителей. Ваша задача использовать это в своих интересах.

3. Вместимость площадки

Затем спросите у заведения их минимальную и максимальную вместимость. Вы должны указать количество сидячих или стоячих мест, в зависимости от типа мероприятия, которое проводите.

Кроме того, не заставляйте помещение выходить за пределы максимальной вместимости. Вы должны помнить, что они должны соблюдать правила пожарной безопасности и безопасности, чтобы предотвратить возможные штрафы. Кроме того, всегда лучше иметь запас вместимости на случай, если ваше мероприятие будет открыто для посетителей.

Если место проведения позволяет вам превысить рекомендованную вместимость, вам следует узнать, взимаются ли дополнительные сборы. И пока вы это делаете, вам также следует спросить о доступности места проведения, чтобы гарантировать, что ваши гости с особыми потребностями не будут подвергнуты риску.

4. Парковочное место

Мечта каждого организатора мероприятий – найти место с большой парковкой. Помимо размещения автомобилей гостей, продавцам будет проще привозить свои грузовики и устанавливать оборудование.

Однако отсутствие парковочного места не должно отговаривать вас от бронирования такого хорошего места. Хотя в самом заведении нет необходимого места, вы все равно можете поискать близлежащие парковки, которые можно зарезервировать для гостей.

Если вы когда-либо планируете зарезервировать парковочное место, обязательно сообщите своим гостям о его местонахождении и направлениях. Вы также можете рассмотреть возможность предоставления услуги парковщика, если позволяет бюджет мероприятия.  

5. Планировка и акустика

Если возможно, вам следует запросить планы строительства мест проведения мероприятий в тех местах, с которыми вы собираетесь связаться. Таким образом, вы сможете проверить планировку помещения, что имеет решающее значение при планировании аудиовизуальной установки мероприятия.

В целом, вам нужно иметь примерное представление о плане помещения, где можно разместить оборудование и что необходимо изменить. Это имеет решающее значение, независимо от того, большое или маленькое пространство для проведения мероприятий у вас есть.

Кроме того, планировка помещения многое расскажет вам об акустике этого места. Например, помещение с высоким потолком может выглядеть царственно, но оно также усилит эхо или реверберацию вашего звука.

Тем не менее, этот вопрос не должен быть решающим фактором при выборе места проведения вашего мероприятия. В конце концов, вы всегда можете сотрудничать с компанией по аренде аудио , чтобы точно настроить звуковую систему вашего мероприятия.

6. Удобства и услуги

Помимо парковочного места, еще один способ обеспечить удобство ваших гостей — найти место с хорошими удобствами.

Например, если у ваших посетителей проблемы с передвижением, вы можете поискать места с пандусами, доступными туалетами, пандусами и другими подобными функциями.

Кроме того, если вы планируете подавать еду своим гостям, вам следует проверить, есть ли в заведении специальная зона для еды и напитков.

Прежде всего, не забудьте проверить такие основные параметры, как количество комфортных номеров и их расположение на месте проведения. Вам также следует узнать, где находятся пожарные выходы и пункты первой помощи.

7. Ограничения по месту проведения

Для многих организаторов мероприятий ограничения места проведения часто являются решающим фактором. Например, объект может запретить сторонним компаниям по аренде освещения предоставлять оборудование в свои помещения. В этих случаях у места проведения есть эксклюзивный поставщик, которого организаторы мероприятий должны нанять, если они забронируют место.

Кроме того, вам следует помнить об ограничениях по уровню шума, особенно если предпочитаемое вами место проведения находится в оживленном районе. В большинстве случаев ограничения по шуму применяются к мероприятиям, которые будут проводиться в ночное время. Чтобы решить эту проблему, потребуется установить ограничители звука или уменьшить уровень громкости вашей звуковой системы.

Еще одно ограничение места, которое вам следует проверить, — это разрешенный вход/выход. Вы не будете удивлены дополнительными сборами, если вашим поставщикам потребуется больше времени, чтобы все установить или снести.

8. Гибкость дат

Прежде чем полностью вложиться в бронирование места, убедитесь, что у него есть свободные даты, в идеале график, который вы предпочитаете.

Один из лучших способов поиска мест для проведения своих мероприятий — выбрать 2–3 варианта дат. Оттуда вы можете узнать, открыто ли заведение в эти дни. Обратите внимание, что поиск места проведения только на одну конкретную дату может оказаться сложной задачей, особенно если вы планируете мероприятие в самый пик сезона.

Кроме того, вы, скорее всего, получите хорошую скидку, если проявите гибкость в выборе даты мероприятия, поскольку это позволит местам проведения заполнить свой календарь.

9. Безопасность

Знание того, как найти место для проведения вашего мероприятия, не прекращается после того, как вы отметите все пункты выше. Вы также должны учитывать еще одну вещь: безопасность места проведения.

В конце концов, бесполезно обладать всеми знаниями о том, как организовать мероприятие, если не сможете гарантировать безопасность своих гостей.

Для этого вам следует изучить местоположение заведения, чтобы узнать его репутацию. Не слишком ли много преступлений происходит в этом районе? Произошло ли в заведении какое-либо происшествие, которое могло бы серьезно обеспокоить ваших гостей? Вам следует ответить на эти вопросы, прежде чем принять окончательное решение.

Убедитесь, что вы рассмотрели такие базовые вопросы, как вопросы о лицензии на помещение, разрешении пожарного инспектора, разрешении на ведение бизнеса. Вам также следует посетить объект, чтобы убедиться в общей чистоте и состоянии места.

10. Арендная плата

Этот контрольный список не будет полным без учета арендной платы за помещение. Если вы планируете мероприятие с ограниченным бюджетом, стоимость может быть вашим фактором номер один при выборе места для бронирования.

Большинство мест проведения мероприятий взимают почасовую оплату, но обычно они не публикуют свои расценки. Для этого вам следует позвонить на место проведения и попросить оценить стоимость.

Говоря об оценках, мы предлагаем вам опросить как минимум 3–4 заведения, чтобы определить, какое из них лучше соответствует вашему бюджету и потребностям мероприятия. Не стесняйтесь договариваться о стоимости места проведения , чтобы сэкономить на мероприятии.

Помимо почасовой оплаты, вам также следует спросить, будет ли заведение взимать с вас плату за другую аренду, если у них есть эксклюзивные предложения от поставщиков. Например, у них могут быть партнеры по аренде светодиодов или проекторов , от которых вы можете получить хорошие предложения.

В целом, вы должны помнить, что более крупные площадки требуют больших бюджетов. Поэтому, прежде чем искать варианты, установите конкретный бюджет, чтобы можно было отсеять места, которые вы не можете себе позволить.

Получите лучшую продукцию для любого мероприятия!
Где бы вы ни проводили мероприятие, Rent For Event готова предоставить вам лучшие услуги по производству AV. Наша команда может настроить аудиовизуальную установку для любого помещения – большого или маленького. Мы полностью готовы решить серьезные проблемы на объектах, такие как плохая акустика, плохая связь или недоступные точки крепления.

Найти место, которое соответствует потребностям, достаточно сложно. Поэтому вместо того, чтобы беспокоиться о технических особенностях аудио и визуальных элементов вашего мероприятия, вы можете доверить это нашей команде экспертов.

С нами вы сможете украсить любую площадку с помощью аудио- и визуальных решений мирового класса. Кроме того, нашей AV-продукции доверяют такие известные имена, как Netflix, CBS, BET TV и TikTok. Будьте уверены: ваши мероприятия в надежных руках!