Как спланировать успешное тимбилдинговое мероприятие за 9 простых шагов

Как спланировать успешное тимбилдинговое мероприятие за 9 простых шагов

Планирование тимбилдинга может показаться непосильной задачей, особенно если вы раньше этого не делали. Вот девять шагов, которые вы сможете предпринять, чтобы упростить процесс планирования и организовать незабываемое и веселое мероприятие.

Независимо от того, организуете ли вы мероприятие по тимбилдингу для своей группы в первый или в десятый раз, сможет показаться, что никогда не хватает времени, чтобы спланировать все так, как вы хотите.

Попытка самостоятельно спланировать захватывающее занятие, которое будет проходить гладко и понравится всем, помимо ваших повседневных обязанностей, может показаться невозможной.

Если вы чувствуете полностью перегруженным всеми деталями, которые вас попросили согласовать, вы всегда можете связаться с нашей командой экспертов для бесплатной  консультации . Наши консультанты по вовлечению сотрудников работали с сотнями групп и могут помочь вам найти лучшее решение для вашего бюджета, местоположения и динамики команды.

 

Хотите справиться с этим самостоятельно?

Мы уважаем это! Читайте дальше, чтобы узнать о девяти простых шагах, которые вы сможете предпринять, чтобы сделать процесс планирования более управляемым.

9 вещей, которые вы сможете сделать, чтобы сделать планирование корпоратива пятигорск проще, чем когда-либо

При планировании следующего тимбилдинга следуйте этим девяти простым шагам, чтобы ваше мероприятие прошло успешно.

1. Определите свой график

Золотое правило планирования тимбилдинга? Чем больше времени вы дадите себе на подготовку, тем легче будет планировать.

Наша команда экспертов по планированию мероприятий обычно рекомендует от четырех до шести недель планировать мероприятия менее чем для 100 человек. Если ваше мероприятие больше, постарайтесь, чтобы оно длилось как минимум от четырех до шести месяцев.

После того, как определили примерный график, наша команда предлагает создать список задач в Excel, чтобы спланировать свое расписание более подробно. Подобный список может помочь вам отслеживать, к какому сроку нужно завершить дела. Для более наглядной временной шкалы вы также можете попробовать преобразовать список задач Excel в диаграмму Ганта.

Вы можете скачать  The Ultimate Guide to Team Building,  чтобы получить бесплатный пример списка задач в Excel и шаблон диаграммы Ганта.

 

2. Создайте свою группу планирования

Как вы, возможно, уже знаете — или, возможно, узнаете, — одному человеку может быть сложно спланировать целое мероприятие по построению команды. Существует так много движущихся частей, что одному человеку почти невозможно взять на себя ответственность за все.

Создав команду, которая поможет вам в планировании, вы можете делегировать задачи и легко узнать мнение своих коллег, чтобы помочь вам принять решения для мероприятия. Получите максимальную отдачу от групповых мозговых штурмов, используя такие инструменты, как интеллект-карты и флип-чарты!

Объединение команды также дает вам возможность назначить кого-то еще, чтобы взять на себя руководство, если рабочая нагрузка слишком велика или вы будете отсутствовать на рабочем месте во время процесса планирования.

Не знаете, как создать команду мечты для планирования? Вы можете начать сотрудничество со своими коллегами, попросив о помощи с помощью простого и дружелюбного электронного письма, как показано ниже.

 

Тема:  Нужна помощь! Планирование тимбилдинга

Всем привет,

Как вы, возможно, знаете, недавно я взялся за организацию очередного тимбилдинга нашего отдела, и мне нужна ваша помощь!

Пожалуйста, дайте мне знать до пятницы, если вы готовы помочь мне позаботиться о некоторых деталях планирования, таких как:

Выбор группового занятия
Бронирование площадки или места
Создание повестки дня
Спасибо!

3. Определите свою цель

Четко определенная цель или цель вашего тимбилдинга поможет сделать его интересным и эффективным. Но если ваш начальник не сказал вам конкретно, какова цель вашего тимбилдинга, вы можете не знать, с чего начать.

Пять вопросов с буквой «W» — отличная отправная точка, которая поможет вам определить вашу цель: Кто? Что? Где? Почему? Когда?

Отвечая на каждый вопрос, старайтесь быть как можно конкретным и отвечайте как можно более подробно.

Например, вот примеры ответов на пять вопросов с буквой «W»:

Кто:  отдел продаж из 45 человек
Что:  Увлекательное занятие
Где:  Нью-Йорк
Почему:  Вознаграждение за отличный квартал
Когда:  август
Соберите все это вместе, и вот четко определенная цель для тимбилдинга:

Мы хотим  вознаградить  нашу  команду по продажам  из  45 человек  за отличный квартал веселым  мероприятием в августе  этого  года  в  Нью-Йорке .

4. Составьте список гостей

Иногда определить список гостей будет просто, как подсчитать количество сотрудников в определенном отделе, как в нашем примере выше с «командой продаж из 45 человек». В других случаях решение о том, кто будет участвовать в тимбилдинге, может потребовать немного больше усилий.

Если вы не уверены, кто будет на мероприятии, вот три важных вопроса, которые надо задать себе при составлении списка гостей:

Это обязательное мероприятие? Или любой желающий может записаться на участие?
На какое максимальное количество людей может рассчитывать бюджет и место проведения?
Будут ли присутствовать сотрудники с ограниченными возможностями? Или будут приглашены лица, работающие удаленно?

Основываясь на ваших ответах на эти вопросы, вы сможете составить приблизительное представление о том, кто будет присутствовать.

5. Создайте подробный бюджет

Лучший способ составить реалистичный бюджет — поговорить с начальником. Спросите, сколько денег доступно для мероприятия, и каковы ожидания от бюджета.

Если у вашего начальника нет конкретной цифры для вас, спросите о предыдущих мероприятиях по построению команды, чтобы получить представление о том, каким был бюджет в прошлом. Оттуда вы можете согласовать свои расходы с предыдущими событиями.

Постарайтесь сохранить реалистичный бюджет, но оставьте немного места для непредвиденных расходов. Наша команда рекомендует закладывать в бюджет следующие пункты:

Транспорт и парковка
Бронирование места и разрешения
Поставщики активности
Еда и напитки
Страхование

Сборы — сборы за кредитные карты и электронные визы

Вы можете планировать расходы на свою деятельность и отслеживать свои расходы с помощью таблицы бюджета, созданной в Excel. Найдите свой собственный шаблон таблицы бюджета в  The Ultimate Guide to Team Building .

6. Выберите дату и время

Поначалу выбор даты и времени может показаться простым, но вы должны убедиться, что вы принимаете во внимание загруженные календари, прежде чем завершать эти детали.

Например, если есть ключевые заинтересованные лица, которым необходимо присутствовать на мероприятии, вы должны убедиться, что эти лица свободны, прежде чем назначить день и время. В зависимости от выбранной деятельности, вы сможете провести мероприятие по формированию команды в течение нескольких часов или нескольких дней, чтобы учесть расписание большего количества людей.

Также важно учитывать сезонность и погоду. Скажем, вся ваша команда действительно настроена на активный отдых, для вас будет важно выбрать время года, когда традиционно хорошая погода.

7. Выберите место или место

Правильно выбранное место или местоположение могут как создать, так и разрушить тимбилдинг.

Например, вы захотите избегать мест, которые не смогут вместить вашу группу или мероприятие. Вы также захотите найти место или место, которое находится не слишком далеко, чтобы сократить время и расходы на поездку.

 

Следующие вопросы могут помочь вам найти лучшее место или место для вашего мероприятия:

Будете ли вы проводить тимбилдинг в помещении или на открытом воздухе ?
Сколько участников может поместиться в зале?
Есть ли дополнительные удобства, такие как доступ в Интернет, аудио- или видеооборудование?
Вам нужно специальное разрешение или разрешение для открытых площадок?
Имеется ли парковка для автомобилей сотрудников или арендованного компанией автобуса?
Является ли погода фактором, который необходимо учитывать?
Если вы примете во внимание приведённые выше вопросы, вы обязательно найдете место или место, идеально подходящее для мероприятия вашей группы.

8. Разработайте контрольный список логистики

После того, как были определены более крупные элементы, вы сможете сосредоточиться на более мелком логистическом дне, связанном с вашим мероприятием. Составив подробный контрольный список, вы поможете предотвратить провал важных дел в течение дня.

Вот несколько пунктов, которые надо включить в контрольный список логистики:

Транспорт  — компания позаботится о транспорте или участники сами доберутся до места проведения мероприятия?

Еда и напитки  . Будет ли компания предоставлять еду или напитки?

Отказ от ответственности  . Нужно ли участникам подписывать отказ от участия?

Проживание  . Будут ли участники оставаться на ночь за пределами площадки?

Что взять с собой  ? Что нужно знать участникам заранее? Например, должны ли они принести одежду для влажной погоды?

Особые обстоятельства  . Какие меры необходимы для сотрудников с инвалидностью или травмами?

9. Разработайте повестку дня мероприятия

Ваша команда, скорее всего, захочет узнать, что они делают для вашей тимбилдинговой деятельности. Повестка дня может помочь вам спланировать день и легко сообщить своим коллегам, что будет происходить во время мероприятия.

Ваша повестка дня должна освещать все, что будут делать сотрудники, от времени прибытия и ухода до продолжительности деятельности и мест встречи.

Наша команда рекомендует разослать участникам повестку дня за несколько недель до мероприятия с уведомлением о том, что она сможет быть изменена. Это не только поможет подготовить участников к предстоящему дню, но и заинтересует их тем, что они будут делать.

В качестве примера шаблона повестки дня вы можете скачать  The Ultimate Guide to Team Building .

6 шагов для планирования виртуального тимбилдинга

С тех пор, как началась пандемия COVID-19, количество виртуальных мероприятий резко возросло, поскольку команды переходят на удаленную работу, пытаясь оставаться вовлеченными.

Но, несмотря на всплеск их популярности, планирование виртуального тимбилдинга все еще сможет показаться сложной задачей для тех, кто раньше этого не делал.

К счастью, это не должно быть сложно. Просто следуйте этим шести шагам для успешного планирования виртуального тимбилдинга.

1. Определите сроки планирования виртуального тимбилдинга

Первый шаг – рассмотреть ваши сроки. Для планирования виртуального тимбилдинга вы можете работать в более короткие сроки, чем личные мероприятия, но мы рекомендуем выделить себе по крайней мере две недели для работы.

2. Создайте бюджет

Бюджеты мероприятий часто могут быть проблемой, учитывая всю необходимую логистику. К счастью, планирование виртуального тимбилдинга означает, что вам не нужно беспокоиться о том, сколько людей будет присутствовать, поэтому вам просто нужно решить, сколько вы должны инвестировать.  

3. Решите, что вы хотите получить от своей деятельности

Следующим шагом является определение целей и того, чего хотите достичь от своей деятельности. Это может быть ряд вещей, например:

Веселиться
Укрепляйте связь
Стройте отношения
Опыт связи
Поднять боевой дух

Имея представление о желаемых результатах, вы сможете более эффективно выбирать подходящее виртуальное тимбилдинговое мероприятие для своей группы.

4. Свяжитесь с командой, чтобы выяснить, какой тип удалённой деятельности им нравится
Хотите знать, какой тип виртуального тимбилдинга будет хитом для вашей команды? Не угадай. Идите прямо к источнику! Опросите своих коллег, чтобы понять, что им понравится.

5. Выберите виртуальное тимбилдинговое мероприятие для своей группы

Как только вы узнаете, какой вид деятельности понравится вашей команде, пришло время выбрать что-то, что соответствует их предпочтениям или вашим целям.  

Это сможет быть что-то простое, например:  

Цифровые карточные игры.  Если вы или ваша команда являетесь поклонниками старых добрых карточных игр, посетите веб-сайт  PlayingCards.io  , который предлагает виртуальные версии таких классических игр, как Crazy Eights и Go Fish. Для дополнительного удовольствия вы можете подключиться через платформу видеоконференций, чтобы пообщаться лицом к лицу.  
Icebreaker Games:  Помогите своей команде узнать друг друга еще лучше, проработав список забавных вопросов для ледокола.